ISO 19011 : 2011 Pedoman untuk mengaudit sistem manajemen
(Guidelines for auditing management systems)
Nah rekan-rekan, Bagi para Auditor ISO 19011: 2011 ini merupakan acuan atau pedoman dalam melakukan audit baik internal atau eksternal terhadap untuk seluruh sistem manajemen atau pengelolaan program audit yang diatur oleh badan atau lembaga internasional yaitu ISO atau International Organization for Standarization.
ISO 19011: 2011 yang dipublish oleh International Organization for Standarization pada tanggal 15 November 2011 merupakan revisi dari pedoman ISO 19011:2002 (Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing) yang dikeluarkan pada tanggal 1 Oktober 2002.
ISO 19011:2002 Sebelumnya merupakan Acuan atau Pedoman dalam melakukan audit baik internal atau eksternal terhadap sistem manajemen mutu dan/atau lingkungan yang kemudian oleh ISO direvisi menjadi ISO 19011: 2011 dimana perubahan significant pada standar ini adalah pada ruang lingkup audit yang lebih luas dimana pada ISO 19011: 2011 digunakan sebagai panduan audit untuk seluruh sistem manajemen termasuk prinsip-prinsip audit (Klausul 4), pengelolaan program audit (Klausul 5) dan pelaksanaan audit sistem manajemen (Klausul 6), serta panduan evaluasi kompetensi individu yang terlibat dalam proses audit, termasuk orang yang mengelola audit program, auditor dan tim audit (Klausul 7).
Perlu di Ingat bahwa standar ini di kembangkan sebagai pedoman tentang panduan audit sistem manajemen dan tidak digunakan untuk tujuan sertifikasi.
Tentunya revisi atau edisi ke-2 pada standar ini dikembangkan tidak dikhususkan untuk ruang lingkup tertentu tetapi jauh lebih fleksibel dimana pedoman ini dapat diaplikasikan tergantung pada jenis, ukuran, kegiatan, sifat dan kompleksitas dari organisasi yang akan diaudit dan tidak membatasi pada organisasi tertentu.
Pada sesi tulisan kali ini saya akan membatasi pada 4 pokok bahasan sesuai dengan pemahaman dan keterbatasan saya.
Bahasan 1 adalah Prinsip Audit
Bahasan 2 adalah Pengelolaan Program Audit
Bahasan 3 adalah Pelaksanaan Audit
Bahasan 4 adalah Kompetensi dan Evaluasi Auditor
Lingkup penerapan pada standar ini meliputi internal & eksternal audit, dimana internal audit disebut dengan (Pihak Pertama) dan eksternal audit dibagi menjadi 2 yaitu Audit Pemasok (audit pihak kedua dimana pelanggan melakukan audit kepada pihak pemasok) & Audit Pihak Ketiga (Audit yang dilakukan untuk persyaratan peraturan perundangan atau tujuan yang serupa) untuk prihal sertifikasi maka mengacu kepada persyaratan ISO/IEC 17021:2011 yang telah direvisi menjadi 17021:2015.
Berikut penjelasan dari internal & eksternal audit diatas.
Audit Pihak pertama atau secara umum disebut dengan internal audit, umumnya dilakukan oleh beberapa orang yang ditunjuk secara khusus yang berasal dari internal organisasi tersebut, dimana komposisi team tersebut berasal dari satu departemen atau lintas departemen.
Audit Pemasok atau Audit Pihak Kedua, Audit ini dikenal dengan istilah eksternal Audit dimana audit ini dilakukan oleh pelanggan kepada pihak pemasok/suppliernya untuk kepentingan organisasi.
Audit Pihak Ketiga Audit ini dilakukan oleh lembaga/ Badan/ Organisasi independen untuk kepentingan tertentu. contohnya untuk pemenuhan persyaratan-perundang-undangan atau untuk kebutuhan sertifikasi.
Tambahan sedikit ISO/IEC 17021 merupakan Penilaian kesesuaian - Persyaratan untuk badan yang memberikan audit dan sertifikasi sistem manajemen (Conformity assessment -- Requirements for bodies providing audit and certification of management systems), ISO / IEC 17021 berisi prinsip dan persyaratan untuk kompetensi, konsistensi dan ketidakberpihakan audit dan sertifikasi sistem manajemen dari semua jenis (misalnya sistem manajemen mutu atau sistem manajemen lingkungan) dan badan-badan yang menyediakan kegiatan ini.
Berikut adalah beberapa istilah yang perlu anda ketahui!!!
Audit didefinisikan sebagai proses yang sistematis, independen & terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menetapkan sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi. Kriteria Audit dapat berupa kebijakan, prosedur atau persyaratan (SNI ISO 9001, SNI ISO IEC 17021, Peraturan Menteri, Prosedur & Kebijakan Perusahaan).
Adequacy Audit, yakni Menentukan sejauh mana suatu sistem manajemen yang telah terdokumentasi dapat cukup memenuhi persyaratan standard. Dalam hal ini perlu diperhatikan adanya identifikasi dan mencatat area-area mana yang tidak memenuhi standard berdasarkan analisa dokumentasi sehingga perlu adanya pengetahuan yang mendalam terhadap standard.
Compliance Audit, yakni Menentukan sejauh mana suatu sistem manajemen yang telah terdokumentasi diterapkan secara berkesinambungan. Dalam hal ini perlu dicatat adanya perbedaan-perbedaan antara penerapan dengan dokumen berdasarkan sample dari kegiatan dan bukti yang objektif.
Bukti Audit merupakan bentuk rekaman, pernyataan mengenai fakta atau informasi lain yang terkait dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.( Data dapat berupa Kualitatif & Kuantitatif)
Temuan audit merupakan hasil evaluasi bukti audit yang dikumpulkan terhadap kriteria audit (kesesuaian atau ketidaksesuaian). kesesuaian didefinisikan sebagai pemenuhan terhadap persyaratan dan ketidaksesuaian didefinisikan tidak memenuhi persyaratan
Kesimpulan audit adalah hasil audit setelah mempertimbangkan tujuan audit dan seluruh temuan audit yang telah dilakukan.
Program audit : pengaturan satu atau lebih audit yang direncanakan dalam jangka waktu tertentu dan diarahkan untuk maksud tertentu.
Lingkup audit : cakupan dan batasan audit & Rencana audit : uraian kegiatan dan pengaturan audit.
Overview Standard ISO 19011:2011
Pasal 1 Ruang Lingkup
Pasal 2 Acuan Normatif
Pasal 3 Istilah Kunci & Definisi. Perlu diketahui bahwa Definisi yang telah ditetapkan pada standar ini tentunya tidak bertentangan dengan definisi yang digunakan pada standar lainnya.
Pasal 4 Memberikan Penjelasan tentang prinsip -prinsip didalam audit.
Terdapat 6 Prinsip utama didalam Audit diantaranya adalah :
Integritas, Penyampaian yang Objektif, Profesional, Kerahasiaan, Independen, Pendekatan berdasarkan bukti.
Pasal 5 Memberikan Panduan tentang pengelolaan program audit, penetapan tujuan program audit dan mengkoordinasikan kegiatan audit. Pengelolaan Program Audit meliputi Penetapan tujuan program audit, Penetapan program audit, Penerapan program audit, pemantauan program audit dan kaji ulang dan peningkatan program audit.
Program audit dapat mencakup pertimbangan audit dari satu atau lebih standar sistem manajemen. dimana Cakupan program audit didasarkan pada ukuran dan sifat dari organisasi yang diaudit, fungsionalitas, kompleksitas,dan tingkat kematangan dari sistem manajemen yang akan diaudit.
Pasal 6 Memberikan Panduan tentang perencanaan dan pelaksanaan audit sistem manajemen. Permulaan Audit --> Persiapan Kegiatan Audit --> Pelaksanaan Kegiatan Audit --> Persiapan dan distribusi Laporan Audit --> Penyelesaian Audit --> Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit.
Pasal 7 Memberikan Panduan tentang kompetensi dan evaluasi auditor sistem manajemen dan tim audit. Menentukan kompetensi personil audit termasuk didalamnya mempertimbangkan atribut auditor, kemampuan untuk menerapkan pengetahuan & keterampila, mengembangkan dan memelihara serta meningkatkan kompetensi. kemudian Menetapkan kriteria Evaluasi, Memilih metode evaluasi, Melakukan evaluasi kompetensi auditor
LAMPIRAN A & B
Penerapan Kompetensi dan Evaluasi Auditor & Tim Audit & Panduan Tambahan untuk Auditor pada perencanaan & Pelaksanaan Audit.
Hal yang lain perlu diperhatikan bahwa proses audit seharusnya mempertimbangkan 4 pendekatan penting diantaranya adalah Struktural Approach, Operational Approach, Performance Approach, Human Approach. Pendekatan Struktural menitik-beratkan pada konten atau kerangka dari Prosedur baik dari segi objektifitas, tahapan operasional dan parameter ukur yang digunakan, Pendekatan Operasional menitik-beratkan pada bagaimana proses operasional dijalankan sesuai dengan prosedur atau standar yang telah ditetapkan, Pendekatan Performance menitik beratkan pada 2 indikator yang sering digunakan yaitu lagging & leading indikator yang terukur. Human Approach menitik-beratkan pada peran & tanggung jawab dari pengawas pada pelaksanaan kegiatan operasional. 4 pendekatan inilah yang tentunya dapat menjadi parameter tentang kehandalan suatu proses audit sistem manajemen.
Demikian Semoga dapat bermanfaat bagi rekan-rekan.
Referensi
https://www.iso.org/standard/50675.html
ISO 19011 : 2011 Standard
https://isoindonesiacenter.com/menjadi-auditor-handal-dengan-iso-19011
Semoga Bermanfaat & Terima KasihAndry Kurniawan, SKM.,MKKK."Coming together is a beginning, Keeping together is progress., Working together is
Tidak ada komentar:
Posting Komentar